工程档案管理系统(XX公司科技档案管理系统)
第一章总则
第一条为了解xx公司科技档案管理的管理职责和实际规模，进一步规范科技档案的归档规模、保管期限、归档请求、借阅、鉴定、焚烧、统计等环节，根据xx公司档案管理制度，结合xx公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于xx公司所有下属单位。
第二章义务和责任
第三条总工程师的职责
(一)负责传达贯彻国家有关档案工作的方针、政策、法规和上级的规定、办法和工作要求；
(2)负责制定xx公司档案工作的发展规划、管理办法和规章制度；
(3)负责xx公司档案建设，使档案管理现代化与单位管理现代化同步发展。
第四条xx部门的职责
(1)负责xx公司各单位科技档案工作的宏观管理、监测、指出和审查；
(二)负责参与上报和落实上级主管部门主导的科技档案相关工作；
(3)负责本单位科技档案的日常管理。
第五条其他单位的责任
(1)文件形成或承担部门的指导和项目负责人对单位或项目归档的科技文件材料的完整性和系统性负全部责任。
(二)文件形成或承担部门和项目负责人负责科技文件材料的收集和积累，对科技文件归档材料的完整性、准确性和形成质量负责。
(3)文件形成单位指导并负责实施本单位文件资料的归档计划和要求，完成xx部交办的相关文件管理工作。
第三章科技档案的归档规模和保存期限
第六条军事研究和产品档案的归档规模和保管期限
序列号
名字
分数
期限限制
注意
一个
技能协议
一个
30年
2
委托合同
一个
30年
三
关于补救技能的协议
一个
30年
四
项目责任书
一个
30年
五
用户提供的样本测试报告
一个
30年
六
板底发展报告
一个
十年
七
初始样本用户报告
一个
十年
八
正面用户报告
一个
30年
九
规模审查确认证书
2
30年
10
设计定型
1.用户应用报告
一个
30年
2.鉴定实验报告
一个
永久的
3.设计定型申请表
一个
永久的
4.技能总结报告
一个
永久的
5.产品图纸
一个
30年
6.产品规模
一个
永久的
7.流程文档
一个
30年
8.重要工艺设备清单等。
一个
30年
9.实验报告
一个
30年
10.规模审查报告
一个
30年
1.过程审查报告
一个
30年
12.质量审查报告
一个
十年
13.成本分析报告
一个
十年
14.设计定型鉴定证书
一个
永久的
11
合同验收
1.用户应用报告
一个
30年
2.受理申请表
一个
30年
3.接受结论
一个
永久的
4.研究资助申请报告
一个
十年
5.财务分析报告
一个
十年
6.报告申请表
一个
30年
7.全球基金国防科技报告
一个
永久的
12
七种特殊产品
1.产品常规实验报告
一个
30年技术资源网络
2.产品交付实验报告
一个
30年
3.产品筛选报告
一个
30年
4.产品发布证书
一个
30年
第七条科研和技术改造项目档案的归档规模和保管期限。
序列号
名字
复制份数
最后期限
评论
一个
项目申请材料
一个
30年
2
项目审批材料
一个
30年
三
可行性研究报告
一个
30年
四
项目协议
一个
永久的
五
最终验收总结报告和说明
一个
永久的
六
竣工验收批准文件
一个
永久的
七
产品图
一个
永久的
八
过程文件
一个
永久的
九
实验报告
一个
永久的
10
项目验收证书
一个
永久的
11
科技成果申报登记表及其附件
一个
永久的
12
表彰证书和批准文件
一个
永久的
13
作品和专利申请、验收证书
一个
永久的
14
申请计划、专利证书
一个
永久的
15
技能转让合同和协议
一个
永久的
16
在成果应用中形成的技能
文件和摘要
一个
永久的
第八条设备档案的归档规模和保管期限
序列号
名字
复制份数
期限限制
评论
一个
出厂合格证
一个
30年
2
工厂检验单和装箱单
一个
30年
三
开箱验收单
一个
30年
四
申请声明
一个
30年
五
维护说明
一个
30年
六
安装和调试启用表
一个
30年
七
设备检修单
一个
30年
八
精度检验记录
一个
3技术资源网络0年
九
事故报告
一个
永久的
10
密封订单
一个
30年
11
改进完成表
一个
30年
12
报废单
一个
30年
13
自制设备底图
一个
长期的
14
自制设备应用说明
一个
长期的
15
自制设备验收证书
一个
长期的
16
设备图集
一个
长期的
17
设备购销合同
一个
长期的
18
设备采购发票
一个
长期的
第九条建设项目文件资料的归档规模和保管期限
第四章基本要求
第十条xx公司所有新产品鉴定、技能改造、项目验收、设备开箱、基础设施项目验收，必须由档案管理员和档案监督员指导。
第十一条归档的科技文件必须完整、完整。交接双方应认真核对交接清单，办理签字手续，留存一份备查。
第十二条归档科技文件的载体、字迹和装帧应当符合档案袋的要求。
第十三条档案文件一般一式一份，主要和常用文件数量可适当增加。
第十四条非纸质文件材料应当与其文字说明一并归档；有保留价值的电子文件必须形成纸质文件。
第十五条备案文件的材料应当是原件，必须完整签名。
第五章科技档案的应用
第十六条xx公司在职人员因工作需要借阅科技档案时，必须持有本人证件并办理相关手续后方可借阅。
第十七条借阅保密档案必须严格遵守保密档案管理的相关技术资源网络规定。借阅涉密档案必须持有《借用国家秘密载体审批表》(见附件1)，复制涉密档案必须持有《制造复制国家秘密载体审批表》(见附件2)；档案室可以处理。
第十八条底图和底稿一般不准外借；确需变更的，只能凭本单位文件变更通知单办理相关手续；底图和底稿的复制和修改仅限于本产品的研发单位。
第十九条借阅的一般科技档案和资料应在两周内归还；机密文件应在一周内归还；如果申请逾期，可以续签。未能做到的，有权收回档案管理人员。
第二十条每名借阅者一次不得借阅两本以上图书，借阅者必须在长假(春节、国庆节)前到科技档案室进行清理并归还借阅的档案。当面检查借来的文件，及时处理发明问题。
第二十一条借用人应当对借用的科技档案承担安全保密义务，不得出借、复制、污损、泄露、圈划、勾勒、翻页、拆解档案；涉密档案不得改变分类和保管期限。
第二十二条丢失、泄露、销毁、窃取科技档案的，依照《中华人民共和国档案法》的有关规定处罚。涉密档案的丢失应向xx公司保密委员会备案。情节严重的，按有关规定给予处分。
第六章科技档案的鉴定和焚烧
第二十三条成立由××部门、专业技术人员和档案管理人员组成的科技档案鉴定小组，负责科技档案保管期限和期满的鉴定。
第二十四条科技档案的保管期限，应当根据文件对公司、国家和社会的现实意义、未来工作、凭证的作用和历史研究价值予以肯定。
第二十五条科技档案保管期限一般分为永久和定期两种。
凡是反映我公司重要职能运动和历史面貌，对我公司、国家和社会具有长期应用价值的文件，均列为永久保存。永久科技档案是公司的核心档案。
凡是反映我公司总体工作动态，对我公司某一时间的各项工作有参考和应用价值的文件，均列为定期保存。定期储存根据参考应用价值可分为30年和10年。
第二十六条科技档案鉴定小组应当定期对已达到保管期限的科技档案进行鉴定。鉴定后，对仍需继续保存的科技档案重新划定保管期限；保管期满后对无留存价值的科技档案进行登记，一式两份，经总工程师同意后进行销毁。
第二十七条烧毁的科技档案应由专人负责，两人以上出售。烧毁的存货由档案馆永久保存。
第二十八条燃烧清单首页应当填写燃烧方式、燃烧时间、地点、燃烧器名称和监督人，燃烧机关应当填写并盖章。
第二十九条档案管理人员在相应的账卡上注明变更后的保管期限；刻录文件应注明“已刻录”和“刻录编号”以及“刻录日期”。
第三十条档案室保存底图或者原图的，应当将已经失去应用价值的复制件或者复制件刻录记录。只有在主管的指导和同意下，它们才能被焚烧和处理。
第七章科技档案统计
第三十一条科技档案管理人员应当及时、准确地填报科技档案年度报告及相关统计报表。
第三十二条科技档案管理人员应当建立科技档案统计台帐，主要包括:档案保管情况；年度仓储和档案申请；专职和兼职档案管理人员；档案和设备；文件等的焚烧。
第三十三条科技档案统计应当坚持连续性。
第八章附则
第三十四条本制度解释权属xx公司。
第三十五条本制度的修改权属于xx公司。
第三十六条本制度自发布之日起实施。