接待费用管理系统(行政费用控制系统)
01行政成本预算制度
02招待费用主系统
03差旅费用主系统
04车辆成本控制系统
05费用报销单填写规范
一、管理费用预算制度
行政成本预算制度
第一章总则
第一条为严格控制公司管理费用，确保公司营业利润的实现，特制定本制度。
第二条本制度所指的管理费用包括办公费、修理费、租赁费、材料消耗、邮电费、物业管理费、水电费、总务费、车辆费、宣传费、会议费、图书报刊费、档案工作费、业务接待费、差旅费、交通费、常年工作人员费、工资费用、董事会费、监事会费等。除了生产部门。
第2章:编制年度行政费用预算
第三条行政经费预算实行定额预算，根据实际工作需要控制总额。
第四条行政部每年年初汇总各部门编制的年度费用预算草案，根据上一年度行政费用的实际情况，结合本年度的费用预算规划、工作目的、人员编制、支出程度等因素，编制年度行政费用预算。
第五条行政部应将“年度行政成本预算”提交行政经理审核。审核通过后，提交财务部试算平衡，再提交总经理审批，审批后形成正式的年度行政费用预算。
第三章年度预算执行和费用申请
第六条。行政部在财务部的配合下，编制年度和季度使用计划，报行政经理审核和总经理批准。
第七条行政部根据年度季度使用计划向财务部申请资金。每笔付款必须由授权债务人审查，预算外付款必须由总经理批准。
第八条。财务部根据行政部的季度使用计划和上月的财务会计报表，结合行政部的业务和资金结余进行资金分配。
第九条行政部收到拨款后，应按资金性质分别设立资金存款和其他存款账户，并登记账户下资金的使用情况。
1.资金存款账户对于登记预算中的资金结算项目非常重要。
2.其他存款账户对于登记预算外资金结算项目很重要。
第十条管理费用申请部门有权通过法定程序按预算申请费用，有权申请必要的超预算费用。行政部对超预算的行政费用有开支否决权，超预算的费用必须经总经理批准后才能开支。
第十一条个人管理费用原则上专款专用，不得随便超支。
第十二条行政部应按季度向财务部提交行政费用执行情况报告。财务部应监控管理费用的使用。当资金申请达到预算计划的80%时，财政部门应发出“预警通知”。
第十三条行政经费预算绩效的超收和节余与行政部员工绩效考核挂钩，绩效考核是奖金发放的考核指标之一。
第4章总结与改进
第十四条行政部与财务部应进行对账，确保账实相符。
第十五条年度终了，行政部应汇总计算费用的使用情况，比较预算与实际支出的差异，并找出差异原因。
第十六条行政部汇总费用预算执行情况，根据差异原因制定工作改进计划，形成年度行政费用预算执行情况报告，提交行政经理审核、总经理批准。
第五章附则
第十七条公司原有规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
第十八条本制度自公布之日起执行，解释权属于行政部。
二、招待费控制制度
招待费用主系统
第一条为规范公司公关娱乐工作，维护和提升公司形象，特制定本制度。
第二条本制度所称的招待费是指公司为建立和保护良好关系或重大商务会谈而给予来访的政府机构、相关公司、客户和社会团体的招待。
第三条财务部根据年度经营预算核定部门招待费总额，娱乐部分解月度支出额度。
第四条行政部应区分招待对象的类型，并根据公司的相关规定，根据招待对象的类型确定招待标准。
第五条主持人的区分以对方组织对公司的影响程度和主持人在对方组织中的地位为依据。具体招待费比例见下表。
业务规范和招待标准列表
规范
来访客人及原因
招待等级
一流的款待
旨在建立或保护公共关系的重要关系公司的高级经理。
●陪伴尺度:总经理出面陪伴，或者总经理可以根据具体情况指定专人陪伴。
●场地及周边环境布置:鲜花、水果、饮料、毛巾、喷泉、灯光、扩音设备等。
●用车规格:高级礼宾车送您
●赠送尺度:可赠送具有企业文化特色的高档纪念品。
b级款待
●旨在建立或保护公共关系的关键关系公司的中层管理人员。
●有一定社会影响力的社会团体和个人的来访
●陪同规模:由副经理陪同。
●礼品尺度:可以赠送具有企业文化特色的中档纪念品。
●住宿规模:三星级规模客房
c级款待
●以学习为目的的社会团体和公司参观
●其他临时来访团队或个人
●陪同规模:由行政部负责人陪同。
●宴请规模:行政部负责人参加一次宴请，平均每人80 ~ 100元。
●礼品尺度:具有企业文化特色的一般纪念品。
第六条A级娱乐计划应提前7个工作日拟定，B级娱乐计划应提前4个工作日拟定，C级娱乐计划来不及拟定或口头上报。
第七条陪同客人就餐时，客人人数不足10人的，公司陪同人员不超过3人，客人人数超过10人的，每增加5人，增加1名公司陪同人员。
第八条应设立接待卡，详细记录主要客人的喜好、兴趣等信息。
第九条行政部根据接待对象确定接待规模后，填写《接待费用申请表》，内容包括接待费用金额、接待对象、接待工作原因、时间、地点等。，并将申请表报行政经理审核。
第九条行政部应根据批准的招待费用定额和招待计划，编制招待过程中各费用项目的目标费用计划，以加强对招待费用的掌握。
第十条招待费包括餐饮费、交通费、住宿费、招待费、送礼费、车辆申请费、购买鲜花、水果、饮料、笔、墨、纸等费用。
第十一条财务部根据《招待费预借申请表》，对已批准的招待费金额进行比对，暂支招待费。
第十二条招待工作停止后3个工作日内，行政部根据实际招待费用支出情况填写招待费用报销单，附发票或其他凭证，交财务部，经财务经理审核后报销。
第十三条财务部根据年度经营预算核定招待费总额，超出部分由部门经理承担。
第十四条招待费超过招待费规模的，超出部分由部门经理承担。
第十五条本制度由行政部会同财务部制定，经总经理批准后实施。
三。技术资源网络差旅费用主系统
差旅费主系统
第一章总则
第一条为规范公司差旅费的使用规模，严格控制差旅费，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工差旅费的掌握。
第二章运输费用的掌握
第三条行政部应根据业务的主要级别、紧急程度、业务地点、员工级别等因素为出差人员选择交通工具。
第四条商务旅客交通工具的应用如下表所示。
商务人士交通工具分类表
商务旅行的类型
出差情况
旅行工具
短途商务旅行
单程距离在300公里以内。
出差坐公务车还是自驾。
长途商务旅行
临时紧急旅行义务
服务车
单程距离超过300公里
员工无公务车长途出差。
蔻驰、火车、客船、飞机和公务车
员工有公务车或自用车的长途出差
公务用车和自用汽车
运行时间超过6小时。
火车从当天下午6点行驶到第二天早上8点。
硬卧
公司基层管理人员
公司中高层管理人员和高技能人才
软卧卧铺
评论
1.如无特殊情况，商务旅客需要乘坐飞机，往返机场的交通工具应选择机场大巴。
2.因特殊情况需要乘坐出租车的，员工报销时应提供乘坐的地点、时间、原因、金额等信息。
第三章住宿费和补助费用的掌握
第五条。由于出差和商务旅客的差异，公司员工应制定不同等级的住宿。
住宿水平量表
出差情况
住宿水平
出差情况
住宿水平
普通员工出差
标度间
参加会议的旅行
会议组织者指定的酒店
超尺度住宿
由财务部提前批准。
两名同性雇员
住宿秤房
出差地点为公司指定酒店。
定点酒店
出差地点就是出差人员家属所在的地方。
住宿不报销
工作日出差
仅差旅费用。
休息日出差
领取差旅费和加班费
第六条公司员工在不同地区出差时，住宿费标准如下表所示。
住宿费补贴标准
行政级别
总经理
部门经理
部门经理
高级技能人才
普通员工
一类地区
80天/元
60天/元
50天/元
30天/元
20天/元
二级区域
70天/元
50天/元
40天/元
30天/元
20天/元
三类区域
60天/元
40天/元
30天/元
20天/元
50天/元
评论
第一类:北京、上海、天津、重庆、南京、大连、青岛、杭州、宁波、温州、福州、厦门、广州、深圳、珠海、海口、三亚。
二类地区:除一类地区外的省会城市和地级市。
ⅲ类地区:除ⅰ、ⅱ类地区外的所有地区。
第4章差旅费报销的掌握
第七条出差人员出差回来后3个工作日内，填写《差旅费报销单》，由部门签字，报财务部审批，总经理审核。审核通过后，再进行报销。
第八条员工开具的票据应按照时间顺序粘贴在“差旅费报销单”的背面。
第九条报销单据的正规性和合法性要求如下表所示。
报销单据的索赔
票据类型
请求
票
●如果车票上有“公司盖章”或“盖章有效”的字样，必须加盖出票公司的章，才能在技术资源网报销。盖章不清或者没盖章的，不予报销。
●张贴的机票必须与差旅费报销单中填写的起止日期和旅行路线一致。
●同一乘车出现票号相连的现象，不予报销。
收据
●必须是加盖“全国统一发票监制章”的正规发票，必须填写发票的账户名称全称。
●跨行业发票不得混用。
●发票金额填写有误的，应重新开具或用发票开具秤更正，更正处应加盖开具单位印章。
收据
●行政收据可以作为报销凭证。
第十条员工超过7个工作日未报销，且行政部催款无效的，财务部可通知人力资源部提前扣除员工本月或下月工资。
第五章附则
第十一条本规定由行政部负责制定和修订，解释权属于本公司。
第十二条本规定报总经理审批后，自发布之日起实施。
四、车辆成本控制系统
车辆成本控制系统
第一条为加强公司车辆费用管理，提高车辆使用效益，降低车辆使用成本，特制定本制度。
第二条车辆费用是指公司因公务用车的使用和维护而发生的各项支出，具体包括油耗、保养和维护、洗车、车险、停车费、过桥费、检验费及其他相关费用。
第三条行政部应根据以下情况做好车辆总成本的掌握工作。
1.用户申请用车，经部门经理批准后，提交给行政部，由行政部负责派车。
2.司机应根据行政部的指示填写“离店单”，并与司机共同在“离店单”上签字确认。
4.行政部汇总并审批各部门车辆费用的剩余金额。超过限额的，提示部门负责人，车辆费用由部门自行承担。如未超出金额，由财务部负责审核报销。
第四条公司中高层管理人员常驻机构的日常用车费用标准如下。
公司中高层管理人员日常车辆费用表
附属功能
邮政
成本规模
附属功能
邮政
成本规模
营业部
高管理层
三千元
营业部
中层管理
2 500元
供应科
高管理层
2 800元
供应科
中层管理
2 300元
其他部门
高管理层
2000元
其他部门
中层管理
1 800元
第五条为有效控制油耗，行政部车辆管理人员应采取以下方法。
1.出车前，司机到行政部领取加油卡，行政人员按照此行的一般流程供应加油卡。
2.如果司机在行驶过程中使用了机油，司机应在发票背面注明行驶的起始距离，行政部会根据里程表、加油时间、次数、车辆记录进行核对。报销应先由车辆使用人签字，交行政部审核，再按票据报销相关规定报销。
3.行政部每年都会对不同车辆的使用寿命、车辆状态等影响油耗的因素进行审核，核定百公里油耗。司机使用车辆时，按行驶距离结算，勤俭归公，过度自信。
4.行政部定期对司机进行培训，传授降低油耗的有效技巧。包括平稳起步、适度预热、提前低速行驶、经济车速行驶、巧妙利用剩余动力、避免调动器空转弯、停止超载、禁止低胎压等。
第六条为有效控制车辆维修成本，行政部车辆管理人员应采取以下措施。
1.驾驶员一旦发现车辆发生故障，应立即填写“车辆维护保养单”并提交给行政部。行政部将在半个工作日内对车辆故障进行分析。可以肯定的是，所有的车辆都需要维修，维修项目和维修费用限额。
2.行政部根据车辆类型和维修项目，采用询价方式确定维修车辆的生产厂家，填写“维修送货单”，报行政经理审核。
3.司机会把车送到厂家维修。维修停止后，行政部将对维修车辆进行识别。检验合格后，收回更换的旧件，并在维修厂家的文件上签字。
4.车辆在行驶过程中发生故障需要维修时，驾驶员应与行政主管联系后就近维修，并保留票据。
5.有下列情形之一的，驾驶员应当承担维修费用。
(1)由于使用不当或驾驶员疏忽造成车辆损坏。
(二)车辆申请未通过行政管理部门审核的。
(3)司机因违反交通规则被交管部门罚款。
第七条保险费、过桥费根据驾驶员或使用者提供的合法发票每月报销一次，行政部根据调度车辆记录审核。
第八条借用车辆费用时，应当遵守下列规定。
1.车辆因故需要借款时，由行政部负责人填写“借款申请表”，报行政经理审核后，到财务部借款报销。
2.入职一年的司机，每年年初可从财务部领取200元的车辆费用备用金，用于支付日常开销，如邮费、维修费、紧急情况下的停车费等。
第九条本制度由行政部负责制定和解释，报总经理办公会审议批准后，自发布之日起实施。
五、费用报销单规范
费用报销单填写规范
第一条为规范公司费用报销单的填写粘贴和报销流程，特制定本制度。
第二条。报销单的书写要工整清晰，不得涂改金额。所有需要填写大小写金额的单据必须与大小写金额相符，相关内容填写完整。
第三条费用报销单必须用蓝黑色钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。
第四条有下列情形之一的，票据金融不予报销。
1.内容不全、字迹不清或有明显涂改痕迹的票据。
2.无财务专用章的借据。
3.数量、单价、金额不清的票据。
第五条费用报销单的详细填写说明如下。
1.在“报销部门”中，填写所属部门——行政部。
2.日期如实填写报销日期，并填写单据及附件所附单据的数量。
3.“报销项目”用于填写技术资源网的费用，根据不同项目分别填写，明细可在摘要中填写。
4.在“金额”处填写实际发生的金额，金额前加人民币符号" "。
5.在“总计”字段中填写阿拉伯数字。如果“合计”行上方有空列，则从左下方到左上方画一条对角直线即可取消。
6.“大写金额”在此填写大写总金额。如果报销金额是千位数，在一万字前圈，划圈，以此类推。如果千位有数值，百位为零，则百位前写零。
7.报销人在费用报销单右下角的“报销人”处签字。
8.“原贷款”和“应退(补)款”仅在贷款冲正时填写。
第六条所附发票应真实合法，标题应为公司全称，不得有缩写或省略。
第七条票据应粘贴在粘贴片上，并用胶水粘贴。票据粘贴请求是平面的。不要覆盖左侧装订线。粘贴后不能超过粘贴文档的大小。钞票以朝上的方向进行分类和粘贴。账单粘贴顺序与报销单封面所列项目顺序一致。
第八条报销当地交通费时，车票背面应写明时间、起止点及事项。
第九条发票应当从后往前贴。先贴小发票，再贴大发票，小发票在下面，大发票在上面。
第十条发票数量较大的，应按规格分类粘贴。加油票、出租车票、火车票、飞机票等。应按先小后大的原则分类后粘贴。
第十一条发票应根据报销单的大小进行折叠。
第十二条本规则自公布之日起实施，解释权属于行政部。
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